När tiden inte räcker till ska arbetstagarna känna till vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras och vem de kan få hjälp av. Det följer av 2 kap. 7 § i AFS 2023:2. Arbetsgivaren behöver samtidigt anpassa resurserna till kraven i arbetet enligt 6 §. En prioriteringslista löser därför inte automatiskt en varaktig obalans mellan uppdrag och kapacitet. Källa: AFS 2023:2 hos Arbetsmiljöverket.
För en chef handlar den praktiska frågan ofta om hur ett allmänt besked som ”gör det viktigaste först” kan ersättas med beslut som faktiskt hjälper i en pressad arbetssituation.
Gör det tydligt vad som kan vänta
En prioritering blir användbar när den också visar vad som får skjutas upp, ändras eller lämnas vidare. Om alla uppgifter fortfarande ska vara klara samma dag har ordningsföljden kanske ändrats, men arbetsmängden är densamma.
Beskriv vilket resultat som behöver uppnås och vilka tidsgränser som kan ändras. Kontrollera att beslutet ligger inom personens befogenheter. En medarbetare ska inte behöva lova en kund ett senare leveransdatum om det i praktiken bara är chefen som får ändra leveransplanen.
Det som medarbetarna ska känna till
Bestämmelsen i 2 kap. 7 § omfattar mer än ordningen mellan uppgifterna. Arbetsgivaren ska säkerställa att arbetstagarna känner till arbetsuppgifterna, förväntat resultat, eventuella särskilda arbetssätt, prioritering när tiden inte räcker och vart de kan vända sig för stöd. De ska också känna till sina befogenheter i arbetet.
Använd dessa delar som kontrollfrågor när ni diskuterar en arbetssituation. Det kan visa sig att belastningen förstärks av oklara kvalitetskrav: en person lägger flera timmar på en rapport där ett kort beslutsunderlag hade räckt. I ett annat fall är uppdraget tydligt men resurserna otillräckliga. De problemen behöver olika åtgärder.
Exempel: två uppdrag med samma sluttid
En administratör ska både sammanställa en intern månadsrapport och hantera tidskritiska kundärenden. Under en vecka ökar antalet ärenden kraftigt. Beskedet ”prioritera kunderna” lämnar flera frågor öppna: ska rapporten ändå levereras, vem får ändra datumet och när ska chefen kontaktas igen?
Ett tydligare beslut kan vara att kundärendena hanteras först, att chefen flyttar rapportens leverans och att administratören kontaktar en namngiven ersättare om ärendekön passerar en gemensamt bestämd nivå. Det är ett exempel på ett lokalt arbetssätt, inte en föreskriven modell eller en generell gräns för arbetsbelastning.
Följ sedan upp om beslutet hjälpte. Om kön fortsätter att växa vecka efter vecka behöver arbetsgivaren undersöka orsaker och resurser, inte bara ge samma prioriteringsbesked igen.
Kontrollera att stödet finns när det behövs
En stödfunktion behöver vara begriplig även under frånvaro, kvällsarbete eller arbete på distans. Fråga vem som kan fatta beslut när den ordinarie chefen inte är tillgänglig och hur arbetstagaren får kontakt med den personen.
De allmänna råden till 7 § lyfter tillgängligt stöd från chef, arbetsledare eller annan utsedd person i arbeten där hjälp från kollegor inte går att ordna. Ett telefonnummer i en rutin hjälper begränsat om ingen har möjlighet eller mandat att svara på frågan.
Använd dialogen för att hitta orsaken
Pröva att diskutera en nyligen inträffad situation med tre konkreta frågor: Vad hanns inte med? Vilket beslut saknades? Vilken resurs eller förändring skulle ha påverkat utfallet? Lyssna efter återkommande hinder, exempelvis avbrott, tekniska problem eller motstridiga besked från flera beställare.
De allmänna råden till 6 § nämner bland annat minskad arbetsmängd, ändrade prioriteringar, andra arbetssätt, återhämtning, bemanning och kunskaper som möjliga åtgärder. Vilken åtgärd som behövs beror på orsaken. Råden är exempel; kravet att resurserna ska anpassas till arbetets krav kvarstår.
Följ upp beslutet i vardagen
Kom överens om när ni ska bedöma effekten och vilka signaler ni ska titta efter. Har övertid eller kvarvarande uppgifter minskat? Vet arbetstagarna vem som beslutar vid en konflikt mellan uppdrag? Behöver ett problem lyftas till en annan nivå i organisationen?
Detta är praktiska sätt att följa upp ett prioriteringsbeslut. De gör det lättare att skilja ett tillfälligt arbetstoppsproblem från en återkommande arbetsbelastning som kräver större förändringar.
Källor och vidare läsning
Kontrollerat den 12 september 2026 mot AFS 2023:2 hos Arbetsmiljöverket, författningshistoriken för AFS 2023:2.
För sammanhang inom ämnet, se planering och organisering enligt AFS 2023:2. Webbplatsen drivs privat och är inte Arbetsmiljöverkets webbplats.