Chefers förutsättningar för OSA omfattar möjligheten att använda arbetsmiljökunskaperna i praktiken. Arbetsgivaren behöver därför följa upp både kunskaperna och de organisatoriska villkoren, även efter en genomförd utbildning. Börja med att undersöka vilka beslut chefen kan fatta, hur mycket tid uppgifterna tar och vilket stöd som faktiskt finns.
Vad kräver AFS 2023:2?
OSA betyder organisatorisk och social arbetsmiljö. Enligt 2 kap. 4 § ska arbetsgivaren säkerställa att chefer och arbetsledare vet hur ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling förebyggs och hanteras. Arbetsgivaren ska också skapa förutsättningar att använda kunskaperna. I de allmänna råden anges tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i chefsrollen som exempel på sådana förutsättningar.
Föreskriftens krav och exemplen i de allmänna råden har olika status. Kravet på förutsättningar är bindande. Exemplen hjälper dig att förstå och undersöka vad det kan innebära i din verksamhet. Reglerna säger inte att ett visst kursintyg automatiskt uppfyller kravet.
Undersök chefens verkliga arbetssituation
En uppdragsbeskrivning visar vad chefen förväntas göra. Den visar inte alltid om uppdraget går att genomföra. Be därför chefen beskriva ett vanligt arbetsförlopp: vilka beslut hamnar på skrivbordet, vilka möten konkurrerar om tiden och vilka arbetsmiljöfrågor blir liggande? Undersök återkommande situationer, snarare än bara en ovanligt belastad dag.
Ta med chefsarbetet i verksamhetens riskundersökning. Skyddet mot ohälsosam arbetsbelastning omfattar även chefer och arbetsledare. Om flera chefer beskriver samma hinder kan orsaken finnas i gemensamma prioriteringar, administrativa krav eller beslut på en högre nivå.
- Vilka arbetsmiljöbeslut kan chefen fatta själv?
- Vem beslutar när mer bemanning eller andra resurser behövs?
- Finns tid för samtal, riskbedömning och uppföljning?
- Vem hjälper chefen i svåra situationer?
- Hur får chefens egen arbetsmiljö uppmärksamhet?
Pröva befogenheterna med en konkret situation
Tänk dig ett exempel där en arbetsgrupp får fler uppgifter samtidigt som en tjänst är vakant. Chefen känner igen risken för ohälsosam arbetsbelastning men får inte ändra leveranser, bemanning eller prioriteringar. Kunskapen finns; handlingsutrymmet är begränsat. En ny kurs löser då inte ensam det organisatoriska hindret.
Gå igenom vem som kan besluta om förändringar och hur frågan når den personen. Beskriv vilket underlag som behövs och hur ett beslut återkopplas till chefen. Undvik rutiner som bara kräver att chefen rapporterar uppåt utan att någon tar emot och hanterar rapporten.
Om problemet gäller arbetets prioriteringar kan du också läsa hur prioriteringar blir tydliga när tiden inte räcker. Den frågan kompletterar genomgången av chefens egna förutsättningar.
Gör stöd och åtgärder användbara
Stöd kan exempelvis bestå av tillgång till HR, en erfaren chefskollega eller extern arbetsmiljökompetens. Klargör vilken hjälp varje funktion erbjuder och vem chefen kontaktar när frågan är brådskande. Att en stödfunktion finns i organisationsschemat betyder inte att stödet är tillgängligt när det behövs.
Välj åtgärd efter det hinder ni identifierar. Behövs kunskap kan utbildning vara relevant. Behövs beslutskraft kan mandat eller beslutsvägar behöva ändras. Behövs tid kan uppgifter behöva fördelas om. Bestäm hur ni kontrollerar att förändringen fungerar i vardagen, exempelvis genom ett nytt samtal med chefen och en genomgång av kvarstående arbetsmiljöärenden.
Vanliga misstag vid uppföljningen
Ett vanligt misstag är att följa antalet utbildade chefer men inte deras möjlighet att använda kunskaperna. Ett annat är att lägga hela lösningen på individens planering, trots att problemet kräver beslut om resurser eller uppdrag. Undvik också att bedöma stödet enbart utifrån vad organisationen erbjuder på papperet.
Dokumentera gärna vad ni undersöker, vilket hinder ni hittar och vem som tar nästa steg. Det är ett praktiskt arbetssätt, inte ett särskilt lagstadgat formulär. Följ upp med samma konkreta frågor så att ni kan se om villkoren faktiskt förbättras.
När passar utbildning?
Om cheferna behöver fördjupa sina kunskaper kan OSA Online, en lärarledd dag via Teams, vara ett relevant alternativ. Kursen riktar sig bland annat till chefer, arbetsledare och skyddsombud. Planera samtidigt hur kunskaperna ska användas och vilka verksamhetsbeslut som behöver följa utbildningen.
AFS20232.se är en privat informationssajt från AB Kompetensutveckla. Arbetsmiljöverkets föreskrifter är primärkällan för regelkraven.
Källor och kontroll
Primärkälla: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:2. AFS 2023:2, 2 kap. 4 och 6 §§, digital gällande lydelse; kontrollerad 2026-10-10. Praktiska checklistor och exempel är redaktionella förslag.
Bild: Dylan Gillis/Unsplash, används enligt Unsplashs licens.