Arbetsanpassning innebär att arbetsgivaren anpassar den fysiska, organisatoriska eller sociala arbetsmiljön för en arbetstagare som har nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete. Åtgärden kan förebygga sjukfrånvaro, göra det möjligt att fortsätta arbeta eller stödja en återgång efter sjukfrånvaro. Anpassningen kan vara tillfällig eller varaktig.
Arbetsgivarens ansvar börjar innan sjukfrånvaro
Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på om någon behöver arbetsanpassning. Det betyder att verksamheten behöver fånga upp tidiga signaler, inte vänta på en lång sjukskrivning eller ett färdigt rehabiliteringsärende. Samtal i den löpande verksamheten, uppföljning av arbetssituationen och tydliga kontaktvägar kan göra behov synliga i tid.
Arbetsanpassning är individuell. En lösning som fungerar för en person behöver inte passa en annan, även om arbetsuppgifterna eller besvären verkar likna varandra. Utgångspunkten är hur arbetet kan utföras säkert och hållbart utifrån personens aktuella förmåga.
Rutiner för arbetsanpassning
Det ska finnas rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning. Rutinerna ska vara kända för alla arbetstagare och ange vem som tar emot informationen, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras. Har verksamheten minst tio arbetstagare ska rutinerna vara skriftliga.
En användbar rutin pekar ut en tydlig första kontakt, beskriver hur ärendet tas vidare och hur uppföljningen sker. Den bör även klargöra vilka roller som behöver delta utan att känsliga personuppgifter sprids till fler än nödvändigt.
Fyra steg när ett behov har konstaterats
- Utred behovet. Ta reda på vilka delar av arbetet som är svåra och vilka förändringar som kan göra arbetet möjligt.
- Bestäm utformningen. Välj åtgärder tillsammans med den berörda arbetstagaren och bedöm om extern sakkunskap behövs.
- Genomför så snart som möjligt. Bestäm ansvar, startdatum och hur berörda personer får den information de behöver.
- Följ upp och justera. Kontrollera fortlöpande om anpassningen fungerar och ändra den när behov eller arbetsförhållanden förändras.
Arbetstagaren ska få möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen. Om den egna kompetensen inte räcker ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp.
Exempel på arbetsanpassning
En arbetsanpassning kan vara särskild arbetsutrustning, ändrade arbetsuppgifter, anpassade arbetstider eller en annan arbetsfördelning. Det kan också handla om tydligare instruktioner, minskad avbrottsfrekvens, en lugnare arbetsplats eller en tidsbegränsad förändring av arbetstakten.
Åtgärderna behöver bygga på det faktiska arbetet. Om orsaken är en långvarig obalans mellan krav och resurser kan en individuell lösning behöva kombineras med åtgärder för hela arbetsgruppen. Läs även om hur arbetsgivaren ska göra prioriteringarna tydliga när tiden inte räcker.
Dokumentera så att uppföljningen fungerar
AFS 2023:2 anger vilka moment arbetsgivaren ska genomföra men föreskriver inte ett visst formulär för varje individ. I praktiken behöver arbetsgivaren ändå kunna följa vad som beslutats, vem som ansvarar, när åtgärden börjar och när den ska utvärderas. Dokumentera det som behövs för arbetsmiljöarbetet och hantera personuppgifter med omsorg.
Den rättsliga utgångspunkten finns i AFS 2023:2 hos Arbetsmiljöverket, särskilt 3 kap. 4–7 §§.
AFS20232.se är en privat kunskapssajt och är inte en del av Arbetsmiljöverket. Innehållet är vägledande och ersätter inte föreskriftstext eller individuell rådgivning.