Kort svar: Arbetsgivaren ska ha rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå vem som tar emot information, vad mottagaren ska göra och hur informationen hanteras samt hur och var den utsatta snabbt kan få hjälp. Rutinerna ska vara kända för alla arbetstagare.
Kraven finns i 2 kap. 11 § AFS 2023:2. De gäller alla arbetsgivare som omfattas av föreskriften – inte bara större verksamheter.
Tre uppgifter som rutinen måste innehålla
1. Vem tar emot information?
Rutinen behöver peka ut en funktion eller person som kan ta emot uppgifter. Det bör också finnas en alternativ väg om den närmaste chefen är berörd eller om arbetstagaren av annat skäl inte kan vända sig dit. En högre chef, HR-funktion eller annan utsedd kontakt kan vara sådana alternativ. Skyddsombudet kan ge stöd, men arbetsgivaren behåller ansvaret för arbetsmiljön.
2. Vad gör mottagaren och hur hanteras informationen?
Det ska vara tydligt vad som händer efter en kontakt. Beskriv exempelvis hur mottagaren bekräftar uppgifterna, bedömer behovet av omedelbara skyddsåtgärder, informerar ansvarig funktion och dokumenterar ärendet. Ange också hur information delas med hänsyn till de berördas integritet.
Rutinen bör skilja mellan det snabba omhändertagandet och en eventuell utredning. Arbetsmiljöreglernas syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall – inte att avgöra skuld eller kompensation. Den som utreder behöver tillräcklig kompetens, kunna agera opartiskt och ha de berördas förtroende.
3. Hur och var får den utsatta snabbt hjälp?
Rutinen ska ange en konkret väg till stöd. Det kan vara företagshälsovård eller annan sakkunnig resurs. Kontaktuppgifter och instruktioner måste vara aktuella och tillgängliga även för den som inte vill använda ordinarie chefsled.
Policyn och rutinen har olika funktioner
Arbetsgivaren ska också klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och vidta åtgärder mot förhållanden som kan ge upphov till den. Ett sådant klargörande kan lämpligen göras i en policy. Policyn uttrycker hållningen; rutinen beskriver vad människor faktiskt ska göra.
En formulering om nolltolerans ersätter alltså inte en fungerande rapporterings- och stödprocess. Omvänt räcker det inte med en detaljerad process om ingen känner till den.
Gör rutinen känd och möjlig att använda
Publicera rutinen där alla arbetstagare når den, gå igenom den vid introduktion och återkommande arbetsmiljöinformation och säkerställ att chefer vet hur de ska agera. Ta höjd för distansarbete, skiftgång, inhyrd personal och språkliga behov.
Kontrollera särskilt att:
- det finns minst två tydliga kontaktvägar,
- namn, roller och kontaktuppgifter är aktuella,
- det framgår hur snabbt mottagaren ska agera,
- akut stöd kan ordnas utan onödigt dröjsmål,
- personuppgifter och känslig information hanteras restriktivt, och
- rutinen följs upp efter omorganisationer och chefsbyten.
Förebygg i arbetsmiljön – vänta inte på ett ärende
Arbetsgivaren ska motverka förhållanden som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Arbetsmiljöverket lyfter bland annat konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar som viktiga förhållanden att uppmärksamma.
Det förebyggande arbetet hör därför ihop med tydliga arbetsuppgifter, rimlig arbetsbelastning, fungerande samarbete och chefer som har kunskap och praktiska förutsättningar att agera. Läs också vår artikel om tydliga prioriteringar vid hög arbetsbelastning.
När något har hänt
Om en arbetstagare drabbas av ohälsa eller om ett allvarligt tillbud inträffar ska arbetsgivaren utreda orsakerna enligt reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Fokus ska ligga på bakomliggande arbetsmiljöförhållanden och på åtgärder som förebygger att det händer igen.
Källa
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:2, 2 kap. 4 och 10–11 §§.
Artikeln ger generell information. Enskilda situationer kan även beröra annan lagstiftning och behöver bedömas utifrån omständigheterna.